Um objetivo recorrente de gestores de clínicas e hospitais é conseguir melhorar a produtividade das equipes sem prejudicar – ou até mesmo melhorando – a qualidade do atendimento prestado.
Ainda que esses objetivos pareçam contraditórios, diversas soluções têm trazido bons resultados, tais como: mudanças nos processos, investimentos em tecnologia e terceirização de atividades secundárias.
Quer entender como tornar sua clínica produtiva? Então continue com a gente!
Por que é importante ter uma clínica produtiva?
Produtividade é um termo da economia que se refere a fazer mais coisas, empregando a mesma quantidade de recursos ou menos. Quando falamos recursos, não pense apenas em dinheiro ou ferramentas, mas também em quantidade de pessoas ou até mesmo tempo.
Ou seja, ter uma clínica mais produtiva significa conseguir atender o mesmo número de pacientes, com a mesma qualidade, porém de forma mais ágil e sem precisar de ainda mais contratações.
Uma clínica mais produtiva ajuda não só na parte financeira da empresa, uma vez que as entregas melhoraram sem aumentos de gastos, como também torna a experiência do paciente mais satisfatória, o que é um convite para que ele retorne.
13 dicas para aumentar a produtividade em clínicas e hospitais
Para que seja possível tornar sua clínica mais produtiva, é preciso mapear as principais dificuldades da clínica e trabalhar para superá-las.
Além disso, para fazer mais com menos, é sempre necessário investir seja em novas ferramentas, estudo de processos e qualificação da sua equipe. Por isso, que tal darmos uma olhada em algumas dicas para aumentar a produtividade da sua clínica?
1. Entenda e otimize seus processos internos
O primeiro passo é mapear e entender todos os processos de todos os setores da sua clínica. Assim, você sabe o que está sendo, como está sendo feito, quem está fazendo e quanto tempo cada etapa está tomando.
Nessa etapa você consegue identificar onde estão os pontos de dificuldade, onde a clínica está perdendo tempo ou desperdiçando outros tipos de recursos e o que pode ser feito para melhorar.
Pode ser que dois setores estejam fazendo processos semelhantes, e um deles não seja necessário, ou que algum procedimento está sendo de forma errada ou redundante.
Identificando todos esses pontos você consegue pensar no que pode ser feito para agilizar esses processos.
Por exemplo, se antes do atendimento no consultório o paciente precisa ter a pressão arterial e temperatura medidas, insira uma etapa fixa para isso logo após a recepção.
Esse cuidado evita o vai e vem nas medidas adotadas, o que compromete a produtividade da equipe e também a satisfação do paciente com o atendimento.
2. Automatize processos
É natural que toda empresa possua processos burocráticos que são repetitivos e demorados de serem feitos, e no caso das clínicas ou hospitais, a situação não é diferente.
O que muitos gestores deixam de perceber, é que a Inteligência Artificial já consegue cuidar de muitos desses processos de forma mais rápida do que uma pessoa normal, agilizando a nossa vida.
Por isso, após identificar todos os procedimentos da empresa, você deve identificar quais deles são possíveis de serem automatizados pela IA, resolvendo seu problema de burocracia hospitalar.
3. Utilize agendamento online
Os agendamentos online são uma ótima forma de automatizar o processo de marcar o horário das consultas, permitindo que o paciente marque a consulta de casa pelo computador, ou via celular.
Sem a necessidade de realizar atendimentos por telefone ou WhatsApp, o recepcionista também passa a ter mais disponibilidade para focar em atendimentos presenciais ou eventuais dúvidas e problemas dos pacientes.
Além de melhorar a experiência do cliente, os agendamentos online também são uma ótima forma de ocupar os horários vagos dos médicos de plantão. Dessa forma eles conseguem fazer ainda mais atendimentos em um espaço semelhante de tempo.
4. Atualização automática da agenda
A organização da agenda de atendimento da clínica é um dos aspectos essenciais para que a equipe se mantenha produtiva.
Por essa razão, a atualização da agenda deve ser automática e imediata caso haja um cancelamento, encaixe ou alteração da data. Isso permite que os profissionais possam organizar a rotina e evitar tempo ocioso.
5. Trabalhe com prontuários eletrônicos
Os prontuários eletrônicos são sistemas que armazenam digitalmente as informações dos pacientes. Além de serem muitos mais ágeis do que prontuários de papel, uma vez que podem ser criados e atualizados rapidamente, ficando disponível para todos os autorizados, eles ainda possuem outra vantagem.
Por ser uma ferramenta digital, ela possui mecanismos de pesquisa e cruzamento de informações muito mais ágeis do que a procura por documentos de papel, mesmo que eles estejam bem organizados. Tudo isso resulta em economia de tempo e até de recursos, já que você não precisará estocar e produzir tantos documentos físicos.
6. Tenha um software de gestão clínica
Outra ferramenta fundamental para uma clínica produtiva, é o software de gestão clínica. Esses sistemas permitem que você tenha, de forma unificada, controle do setor financeiro, de produtividade dos médicos, realização de pagamentos, geração de notas fiscais e até produção de relatórios de forma automática.
Esses sistemas ainda permitem o registro e manejo de dados dos pacientes, permitindo a você realizar cruzamento de informações de forma muito mais rápida que por meios tradicionais.
7. Invista em tecnologia
O primeiro investimento necessário para quem deseja aumentar a produtividade da clínica ou hospital é a tecnologia. Atualmente, há diversos novos recursos que viabilizam esse resultado, como automação de processos e sistemas de gestão.
Conhecer as tecnologias mais adequadas ao seu negócio depende de um levantamento interno dos gargalos que impedem a melhora da produtividade.
Por exemplo, a automação é recomendada quando identifica-se que a mesma atividade precisa ser realizada em diferentes etapas do atendimento, como solicitar as mesmas informações ao paciente na recepção e no consultório médico.
8. Integre sistemas
A integração dos sistemas é outra solução que evita o cenário apresentado anteriormente, a necessidade de refazer processos em diferentes etapas do atendimento.
Com a integração, as informações do paciente e as atualizações no prontuário estarão disponíveis a todos os envolvidos no atendimento, como médicos, radiologistas, enfermeiros e outros.
9. Defina um tempo para os atendimentos
A definição de um tempo médio para o atendimento não visa comprometer a qualidade do diálogo entre médico e paciente, mas estabelecer padrões médios para que os processos funcionem corretamente.
A definição do tempo médio também ajuda no planejamento da agenda, evitando que a rotina torne-se corrida ao profissional ou que os pacientes tenham que esperar muito pelo atendimento.
10. Capacite sua equipe
A qualificação da equipe é essencial para que o serviço seja prestado com excelência. Os recepcionistas, enfermeiros e mesmo os médicos devem ter domínio dos processos e das ferramentas.
Por exemplo, o sistema de gestão é usado por todos os profissionais envolvidos no atendimento, se uma equipe não opera corretamente a ferramenta, todas as demais etapas ficam comprometidas.
Além disso, a equipe deve ser capacitada para oferecer um atendimento humanizado, respeitando as particularidades de cada paciente.
11. Disponibilize serviços online
Atualmente, os serviços online são grandes aliados da produtividade das clínicas, pois reduzem o fluxo de pacientes no local e também as ligações telefônicas.
Alguns exemplos incluem o acesso online aos exames, de forma que o paciente não precise buscá-los presencialmente. Além disso, o agendamento de consultas pela internet também reduz o trabalho dos atendentes que podem direcionar os esforços a outras tarefas.
12. Monitore a produtividade por meio de KPIs
Se o objetivo é aumentar a produtividade, os gestores devem estabelecer alguns indicadores que permitam saber qual é a produtividade atual e medir outra vez, após as mudanças implantadas. Entre os exemplos de indicadores que podem ser acompanhados incluem-se:
- tempo de permanência do paciente na clínica;
- número de consultas/dia;
- tempo de espera, entre outros.
Esses indicadores-chave são chamados de KPIs, e são usados para monitorar a produtividade da sua equipe e entender quais os pontos onde é preciso melhorar.
13. Terceirize atividades
Por fim, uma das soluções mais satisfatórias atualmente é a terceirização de atividades da clínica.
O principal exemplo é a emissão de laudos do setor de radiologia. A clínica não tem um fluxo intenso o suficiente para ter um especialista interno, no entanto, precisa garantir uma entrega rápida e de qualidade aos exames de imagem realizados no local.
Dessa forma, a telerradiologia é uma opção de terceirização, pois a empresa especializada tem profissionais atuando 24 horas por dia, 7 dias por semana. A entrega de laudos emergenciais, por exemplo, é feita dentro de 30 minutos.
Portanto, a terceirização de atividades é uma das formas de tornar os processos mais eficazes.
Existem diversas estratégias que podem ser adotadas com o objetivo de aumentar a produtividade, desde a telerradiologia até a adoção de sistemas informatizados. Avalie quais soluções são mais vantajosas para a sua clínica.